Contesto

Attiva da quasi 30 anni, C.T.A. offre tra i suoi servizi quello di manutenzione delle aree verdi, con clienti in tutta Italia.

La cooperativa voleva uno strumento che supportasse i propri dipendenti nella gestione del taglio erba e/o diserbo di migliaia di impianti su tutto il territorio nazionale.

Il software commissionato a Librasoft doveva:

1. mappare gli impianti sul territorio italiano, con filtri sulla tipologia e sul committente;
2. permettere al manager di assegnare ai propri dipendenti le manutenzioni di questi impianti giorno per giorno;
3. tenere lo storico delle manutenzioni eseguite dai dipendenti per ogni impianto, con tanto di foto prima e dopo la manutenzione;
4. consentire l'accesso ai clienti per consultare le manutenzioni fatte ai propri impianti.

Analisi e progettazione

Analizzando le richieste e le funzionalità necessarie allo sviluppo, abbiamo optato per una soluzione web-based: amministratori, dipendenti e clienti avranno così possibilità di usufruire del sistema in mobilità, utilizzando qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet o pc).

Il target a cui è rivolto il software in sviluppo (persone non abituate a utilizzare software gestionali), ci ha imposto uno studio approfondito di UX (User eXperience) avente come risultato un' interfaccia snella e veloce, che guidasse le persone passo passo e che prendesse alcune decisioni in autonomia. In pratica che fosse realmente di supporto (e non un inutile fardello).

Soluzione

Il sistema fornisce funzionalità diverse a seconda della tipologia di utente (Access Control List) che entra nel sistema: amministratore, cliente o dipendente.

Amministratore

È l'utente con più "potere" all'interno del sistema. Può infatti gestire le anagrafiche dei clienti (e generare le loro credenziali di accesso), quelle degli impianti geolocalizzati, quelle dei dipendenti (e generare le loro credenziali di accesso) e pianificare il lavoro dei dipendenti.

Gli impianti da gestire sono migliaia, per cui il software fornisce la possibilità di importare la lista degli impianti di ogni cliente a partire da un semplice file excel. Ogni impianto è associato a delle coordinate geografiche (latitudine e longitudine), ed è visualizzato in una mappa interattiva sfruttando le potenzialità di Google Maps, con possibilità di filtrarlo in base a diversi parametri (per regione, per provincia, per città, per tipologia, per cliente...). Ogni impianto ha anche informazioni specifiche relative ai metri cubi di taglio erba e/o diserbo che necessita durante la manutenzione.

La funzionalità principale per l'amministratore è quella di pianificazione delle squadre di lavoro: giorno per giorno, può infatti definire delle squadre di lavoro (formate dai dipendenti di C.T.A.), indicarne il caposquadra e assegnargli uno o più impianti da manutenere. La scelta degli impianti da assegnare viene fatta tramite la mappa interattiva: in questo modo si possono scegliere più facilmente impianti vicini tra loro. Il sistema tiene traccia delle manutenzioni fatte per ogni impianto, per cui è possibile filtrare gli impianti anche in base alla data dell'ultima manutenzione effettuata, evitando così di assegnare impianti già processati recentemente.

Infine, l'amministratore ha la possibilità di tenere sotto controllo l'andamento delle manutenzioni assegnate, e vedere le foto scattate agli impianti lavorati e le operazioni svolte.

Dipendente

Ha accesso a un layout ottimizzato per smartphone. All'accesso può visualizzare gli altri dipendenti con cui è in squadra e gli impianti da mantenere quel giorno, ordinati in base alla distanza in cui si trova attualmente (per questa funzionalità viene sfruttato il GPS del dispositivo): in questo modo non deve essere il dipendente a decidere l'ordine cercando l'impianto più vicino, ma decide il sistema, a vantaggio di organizzazione e logistica.

Per ogni impianto viene fornito un link a Google Maps, in modo da utilizzare il navigatore per arrivare a destinazione.

Arrivato all'impianto, il dipendente che è stato nominato caposquadra dall'amministratore deve:

1. scattare una foto all'impianto prima della manutenzione;
2. svolgere il lavoro (taglio erba e/o diserbo);
3. indicare il lavoro svolto (tramite dei semplici check);
4. scattare una foto all'impianto dopo la manutenzione;
5. confermare la fine della manutenzione (tramite un semplice check).

Il sistema fornirà poi un link al prossimo impianto da manutenere in base alla vicinanza geografica, finché non ha completato le lavorazioni su tutti gli impianti assegnati per quel giorno.

Nel caso in cui la squadra fosse veloce e finisse le manutenzioni prima del tempo, il caposquadra può controllare gli impianti a loro assegnati nei giorni successivi, oppure auto-assegnarsi altri impianti, utilizzando la cartina geografica.

Se invece le manutenzioni fossero più lunghe del previsto e non si riuscisse a concluderle tutte, il sistema le riproporrà nei giorni seguenti.

Cliente

I clienti hanno un accesso in sola lettura al registro delle manutenzioni apportate ai propri impianti: il registro contiene quale impianto è stato processato, chi ha svolto la manutenzione, quando l'ha effettuata, cosa ha fatto (taglio erba e/o diserbo) e le foto del prima e del dopo.

Benefici

La web-app realizzata da Librasoft permette a C.T.A. di tenere comodamente traccia delle manutenzioni delle migliaia di impianti a loro commissionati in tutta Italia. Il software web-based permette una condivisione immediata delle direttive ai propri dipendenti e dei lavori svolti ai propri clienti, che in ogni momento possono accedere al sistema utilizzando un qualunque dispositivo connesso a internet e vedere subito le informazioni di interesse real-time.

L'interfaccia semplice e pulita permette a tutti (anche a chi non è esperto di "informatica") di svolgere operazioni non banali con efficacia e immediatezza. Infine le informazioni registrate e le decisioni prese in autonomia dal software, permettono a dipendenti e amministratori di risparmiare tempo e ottimizzare il lavoro.