Contesto

Romagna Self Storage è un’azienda tutta al femminile che dal 2012 risolve problemi di spazio di privati e imprese. Il suo core business è l’affitto di box di diverse metrature per stoccaggio merce, conservazione di archivi aziendali e deposito di effetti personali.

Negli anni, i servizi offerti da Romagna Self Storage si sono ampliati. Oggi non è solo un Self Storage, ma un Business Center con uffici arredati a noleggio, un luogo dove poter eleggere la sede legale della propria attività e un punto dove poter spedire o ricevere la propria merce.

L’impresa voleva uno strumento che supportasse l’attività a 360 gradi: dalla gestione delle prenotazioni e delle schede clienti all’amministrazione, quindi fatturazione elettronica, gestione dei contratti e delle scadenze.

Analisi e progettazione

Dopo aver ascoltato con attenzione le esigenze di Romagna Self Storage, Librasoft si è impegnata nella realizzazione di un enterprise resource planning, o ERP, completo e organizzato.

Durante la fase di progettazione, abbiamo optato per un software web-based e in cloud. Ciò significa che gli amministratori possono utilizzare il sistema in mobilità e da qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet o pc). Non necessita di essere installato, ma vi si può accedere tramite un processo di autenticazione.

Romagna Self Storage ha poi richiesto che il gestionale contenesse:

• Un sistema per la gestione dei clienti
• Un sistema per la gestione delle risorse
• Un sistema per gestire contratti e preventivi
• Un sistema di fatturazione elettronica
• Uno scadenziario

Soluzione

Gestione dei clienti

Jester contiene un sistema CRM, in grado di raccogliere i dati anagrafici dei clienti e lo storico delle loro interazioni con l’azienda. Questa parte è stata ottimizzata inserendo la possibilità di filtrare i clienti e effettuare una ricerca.

Il sistema è in grado di notificare la scadenza dei documenti di identità registrati e di gestire gli allegati delle schede clienti, come ad esempio le scansioni digitali dei documenti. È possibile inoltre definire listini personalizzati per ciascun cliente, la situazione sullo stato dei pagamenti e le statistiche sul fatturato per cliente e/o categorie di clienti.

Gestione delle risorse

Insieme al personale di Romagna Self Storage, abbiamo individuato le risorse principali dell’azienda: Box e Piazzole, Day Office, Sale meeting, CoWorking e Mailbox. Le risorse sono state trasposte nel mondo virtuale con la realizzazione di mappe interattive che segnalano il loro stato (disponibile, occupato, ….). Per ciascuna risorsa è possibile gestire lo storico, l’assicurazione ad essa collegata, trasferimenti e svuotamenti. Il sistema è in grado di amministrare anche le giacenze di magazzino a seguito di operazioni di carico e scarico e aggiornare automaticamente le statistiche in base alle vendite.

Ogni risorsa poi è stata personalizzata in base alle sue peculiarità. Ad esempio, per i box e le piazzole è possibile stabilire quali hanno il contatore elettrico e specificare le date in cui effettuarne la lettura. Le postazioni di CoWorking possono essere acquistate “a pacchetto” da utilizzare nel corso dei mesi. Il sistema terrà conto dei giorni effettivamente utilizzati e notificherà la scadenza del pacchetto.

Gestione dei Contratti e Preventivi

Il sistema gestionale progettato per Romagna Self Storage è in grado di generare preventivi in formato PDF su carta intestata, in base ai listini delle risorse e dei servizi opzionati. I contratti, invece, si possono creare ex novo o a partire dai preventivi.

L’accesso dei clienti alle risorse è controllato da pin che vengono generati dal sistema e il blocco/sblocco della risorsa avviene in automatico in base allo stato dei pagamenti. Il rinnovo di un contratto può essere fatto manualmente oppure, se continuativo, è possibile selezionare l’automatico.

Fatturazione elettronica

Ciò che contraddistingue il software gestionale realizzato da Librasoft per Self Storage e Business Center è proprio la sezione dedicata alla fatturazione elettronica, pronta per l’invio al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Gli altri servizi gestionali attualmente in uso in Italia nel settore sono di proprietà di aziende estere e non supportano questa esigenza.

Il sistema può generare conti aperti associati ai clienti, in cui registrare i servizi e i prodotti richiesti nel corso del tempo. A fine mese si possono fatturare i conti aperti, con la possibilità di accorparli alle fatture di rinnovo. In caso di mancati pagamenti, il sistema invia solleciti e può procedere al blocco automatico degli accessi in caso non vengano saldati entro un dato limite di tempo.

Scadenziario

Tenere sotto controllo qualsiasi tipo di scadenza non sarà più un problema per Romagna Self Storage. Il software gestionale realizzato da Librasoft è stato dotato di uno scadenziario per monitorare ogni operazione.

Dalle notifiche di rinnovo, di scadenza documenti e polizze, fino alla lettura dei contatori e ai solleciti di pagamento, vi è la possibilità di definire quali azioni possono essere gestite in automatico dal sistema. Le notifiche ai clienti vengono inviate per e-mail, con la possibilità di personalizzare i testi di accompagnamento e gli allegati.

Benefici

Grazie al self storage management software realizzato da Librasoft, Romagna Self Storage può coordinare in modo integrato ogni aspetto organizzativo dell’azienda da un’unica piattaforma.

Tutti i processi aziendali e la gestione di risorse e magazzino vengono controllati in modo coordinato attraverso un unico tool semplice e intuitivo: questo garantisce un workflow preciso e una produttività sempre efficiente e monitorata.

Grazie al cloud, gli amministratori hanno accesso in tempo reale da qualsiasi dispositivo a tutti i dati e processi aziendali così da avere sempre a disposizione una panoramica aggiornata e completa dell’andamento delle attività.

Grazie ad una maggior precisione e velocità nei processi amministrativi, si riducono costi e tempi di gestione. Ciò è stato reso possibile da un approfondito studio di User Experience, che ci ha permesso di realizzare un’interfaccia davvero semplice da utilizzare e a portata di tutti.